事業内容

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事業内容

コンベンション企画・運営

オフィス・テイクワンは、コンベンション（主に医学系学術集会）のプランニング・事前準備の段階から、主催者様のニーズに合わせて総合的にサポートいたします。コロナ禍により、コンベンション開催の在り方も大きく変化いたしました。WEBを活用したオンライン開催、現地開催とオンライン開催を融合したハイブリッド開催も数多く対応してまいりましたので、ご予算に応じたご提案をいたします。

プランニング

過去開催会を調査・検証し、収支予算計画・会場使用計画を立案いたします。主催者様のご要望もしっかりと確認し、ご予算の応じたプランをご提案いたします。

事前準備

年間スケジュールを策定し、「いつまでに」「誰が」「何を」するかを明確化したうえで進捗管理・リマインドをいたします。
大会予算を管理し、収支調整に向けたご提案をいたします。
多忙を極める主催者様に代わり、運営事務局として業務サポートをいたします。
・公募演題募集（演題登録システム設計）、学術プログラムの編成サポート
・プログラム抄録集 編集・印刷業務
・国内･海外招聘者対応（交通・宿泊手配）
・登壇者（座長・演者）連絡対応
・会告ポスター デザイン・印刷業務
・ホームページ制作・更新業務
・広報活動
・協賛申込受付業務、スポンサー企業対応
・参加登録受付業務（参加登録システム設計、参加者対応）
・オンライン配信システム設計（ライブ配信、オンデマンド配信

当日運営

約1年にわたる事前準備期間を経て、いよいよ会期本番を迎えます。
会場設営・装飾、映像・音響機材オペレーション、通訳、警備・導線管理、運営人員管理など、当日運営に関する全体業務を行います。
・当日運営全体進行管理
・スタッフ配置計画立案（スタッフオリエンテーション、労務管理）
・参加受付対応（QRコード自動発券機）、クローク対応
・PC受付対応（講演発表プレゼンテーションデータ管理システム）
・講演会場内映像・音響・照明・中継機材・ライブ配信オペレーション
・企業展示会場、ポスター会場の設営・装飾
・料飲手配（弁当、ケータリング、ドリンク類、ご当地銘菓）
・同時通訳（通訳者手配、同時通訳システム・ブース設営）
・記録写真撮影カメラマン手配
・参加者用仮設託児サービス開設

事後処理

会期本番を終え、イベント終了に向けて最後までサポートいたします。
・終了挨拶状作成、発送
・記録写真、映像制作
・会計、税務処理
・収支決算報告書作成